Gia hạn, cấp lại hay đổi hộ chiếu
a. Gia hạn hộ chiếu
Thông thường hộ chiếu được cấp có giá trị trong 5 năm từ ngày cấp. Khi bạn học tập và nghiên cứu ở Nhật trong thời gian dài, hộ chiếu của bạn sẽ hết giá trị. Trước khi hết hạn bạn phải liên lạc ngay với Ðại sứ quán Việt Nam ở Tokyo hay Lãnh sự quán Việt Nam ở Osaka để hỏi thủ tục xin gia hạn hộ chiếu. Để được gia hạn, bạn phải mang trực tiếp hay gửi bằng thư bảo đảm đến Đại sứ quán hay Lãnh sự quán các giấy tờ sau đây:
1. Ðơn xin gia hạn hộ chiếu
2. Hộ chiếu
3. Giấy chứng nhận đang học tập do trường đại học cấp.
4. Lệ phí
5. Phong bì bảo đảm đã dán tem
b. Xin cấp lại và đổi hộ chiếu
Trường hợp bạn bị mất hộ chiếu, hộ chiếu rách nát, hết trang thì bạn phải liên lạc tới Ðại sứ quán hay Lãnh sự quán để hỏi thủ tục xin cấp lại hoặc đổi hộ chiếu mới. Các giấy tờ gửi bằng thư bảo đảm hay mang trực tiếp đến Đại sứ quán/Lãnh sự quán bao gồm:
1. Ðơn xin cấp (đổi) hộ chiếu (đơn tự viết, nêu rõ lí do)
2. Hộ chiếu bị rách nát hay hết trang (không phải trường hợp mất hộ chiếu)
3. Các giấy tờ liên quan
4. Lệ phí
5. Phong bì bảo đảm đã dán tem
Gia hạn thời gian học tập và nghiên cứu ở Nhật Bản
Vì một lý do nào đó, bạn cần phải kéo dài thời gian học tập, nghiên cứu ở Nhật nhiều hơn thời gian theo quyết định ban đầu – tất nhiên với sự đồng ý của cơ sở đào tạo (trường, giáo sư hướng dẫn). Nếu bạn là công chức nhà nước, bạn phải làm thủ tục gia hạn với các bước sau:
1. Xin công văn đồng ý của cơ sở đào tạo (giáo sư hướng dẫn, trường đại học)
2. Làm đơn xin gia hạn, trình bày rõ lý do, thời gian gia hạn và điều kiện về tài chính (học phí, học bổng trong thời gian gia hạn).
3. Công văn xác nhận cấp tiếp học bổng hay cấp học bổng mới (nếu có).
4. Gửi đơn kèm các công văn ở 2 và 3 nói trên để xin xác nhận và ý kiến đề nghị của Đại sứ quán.
5. Gửi hồ sơ về xin quyết định chấp thuận của cơ quan chủ quản ở Việt Nam.
Về phía Việt Nam, bạn phải qua các bước sau:
1. Xin quyết định đồng ý cho gia hạn của cơ quan trực tiếp quản lý (ví dụ: trường đại học, bệnh viện, công ty…)
2. Xin quyết định đồng ý cho gia hạn của cơ quan chủ quản cấp Bộ hay tương đương (ví dụ Bộ GD-ĐT, Bộ Y tế…)
Hồ sơ nộp cho các cơ quan thẩm quyền ở Việt Nam phải được dịch ra tiếng Việt bởi đơn vị dịch thuật được công nhận về pháp lý (thường người nhà sẽ đi làm việc này). Bộ hồ sơ nộp cho cơ quan trực tiếp quản lý để xin gia hạn gồm:
1. Đơn xin gia hạn có ý kiến của Đại sứ quán (bước 4 ở trên)
2. Công văn đồng ý của cơ sở đào tạo (đã dịch)
3. Công văn về việc cấp học bổng (đã dịch)
4. Bản kết quả học tập, nghiên cứu (đã dịch)
5. Bản quyết định cử đi học trước đây
Sau khi nhận được quyết định của cơ quan chủ quản, bạn gửi một bản để báo cáo lên Đại sứ quán.
Gia hạn thị thực
Với visa du học, bạn chỉ được phép ở Nhật từ 6 tháng đến hai năm. Dù bạn là sinh viên nhận học bổng chính phủ Nhật, bạn phải gia hạn thời gian cư trú khi bạn ở Nhật Bản quá thời hạn. Bạn phải nộp đơn xin gia hạn ở Cục Quản lý nhập cảnh nơi bạn cư trú bắt đầu khoảng 1 tháng trước khi hết hạn visa. Thủ tục giấy tờ cần thiết phải nộp cho Cục Quản lý nhập cảnh nơi bạn cư trú gồm:
1. Ðơn xin gia hạn thời gian cư trú. Mẫu đơn có sẵn tại Cục Quản lý nhập cảnh.
2. Giấy chứng nhận đang theo học do trường cấp
3. Giấy chứng nhận kết quả học tập do trường cấp
4. Giấy chứng nhận học bổng (nếu có)
5. Hộ chiếu
6. Thẻ đăng ký người nước ngoài
Bạn sẽ phải trả tiền lệ phí cho việc xin gia hạn này, số tiền vào khoảng 4000 yên. Thông thường khi bạn nộp đủ giấy tờ xin gia hạn, giấy tờ của bạn hợp lệ thì trong vòng hai tuần bạn sẽ được thông báo gia hạn và sẽ mang hộ chiếu cùng tiền lệ phí (mua tem tại Cục quản lý nhập cảnh) để nhận visa gia hạn.
Nếu bạn dự định ra khỏi Nhật trong thời gian thị thực có hiệu lực, nên xin luôn giấy phép tái nhập cảnh một lần hoặc nhiều lần cùng với việc gia hạn thị thực.
Tái nhập cảnh
Khi bạn muốn rời Nhật Bản trong một thời gian ngắn, ví dụ trong kì nghỉ hè, bạn nên xin phép giáo sư hướng dẫn của bạn ở trường, cũng như thông báo cho người có trách nhiệm trong bộ phận quản lý lưu học sinh ở trường. Bạn cũng nên giữ liên hệ với trường trong thời gian bạn không có mặt ở Nhật Bản, và thông báo cho giáo sư hướng dẫn và văn phòng lưu học sinh ở trường bạn học ngay sau khi bạn trở lại Nhật Bản.
Để trở lại Nhật, bạn phải xin giấy phép tái nhập cảnh (Re-entry permit – Sainyukoku Kyoka) ở Cục Quản lý nhập cảnh. Sau khi đã có giấy phép tái nhập cảnh, bạn sẽ dễ dàng trở lại Nhật trong khoảng thời gian cho phép. Nên biết rằng, nếu bạn trở lại Nhật sau thời gian cho phép, bạn sẽ phải làm lại toàn bộ thủ tục tái nhập cảnh hết sức phức tạp. Nếu bạn vắng mặt ở Nhật Bản trong khoảng thời gian ngắn, bạn phải mang theo thẻ đăng ký người nước ngoài.
Thủ tục khi kết thúc khoá học về nước
Khi kết thúc khoá học về nước, ngoài các thủ tục ở trường bạn học ở Nhật, nếu bạn là công chức nhà nước và sẽ trở về cơ quan công tác cũ, bạn cần phải làm một số thủ tục sau.
1. Làm bản báo cáo thời gian học tập nghiên cứu ở Nhật (mẫu số 4 đối với các lưu học sinh diện ngân sách nhà nước)
2. Gửi xin xác nhận của Đại sứ quán Việt Nam tại Nhật Bản
3. Nộp báo cáo trên cùng các giấy tờ chứng minh (bằng tốt nghiệp, bảng điểm, khen thưởng…) cho cơ quan chủ quản cấp Bộ hoặc tương đương.
4. Nhận quyết định tiếp nhận và trả về cơ quan công tác của cơ quan chủ quản.
Chi tiết bạn cần tham khảo quy định của Bộ, ngành chủ quản của mình.
Lưu Quang Hưng – Nguyễn Việt Hằng (Kyoto University)
Bài có sử dụng thông tin tại kyotohandbook
Kyoto Universities' Vietnamese Students 